FML Realtime Smart Ops – Tối ưu Vận hành Toàn diện tại FM Supply Chain Việt Nam

Chuyên mục: Case Study, Quản lý QHSE, Chuyển đổi số, Ngành Logistics

FM Supply Chain Việt Nam, một thành viên của tập đoàn logistics toàn cầu FM Logistic, là một trong những tên tuổi hàng đầu trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng tại Việt Nam. Với hàng ngàn nhân viên và hàng trăm phương tiện vận tải hoạt động liên tục, việc đảm bảo An toàn, Sức khỏe và Môi trường (HSE) không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ, mà còn là yếu tố sống còn quyết định sự ưu việt trong vận hành và uy tín thương hiệu.

Tuy nhiên, cũng như nhiều doanh nghiệp lớn khác, họ phải đối mặt với một thách thức cố hữu: làm thế nào để biến các quy định an toàn trên giấy thành thói quen và văn hóa trong thực tế?

Bối cảnh & Thách thức

Trước khi hợp tác với SafeDigi, quy trình quản lý HSE tại FM Supply Chain, dù được xây dựng bài bản, vẫn phụ thuộc nhiều vào các phương pháp truyền thống:

• Báo cáo Thủ công & Chậm trễ: Mọi sự cố, tai nạn hay các tình huống “suýt xảy ra” (near-miss) đều được báo cáo thông qua các biểu mẫu giấy. Quá trình này mất nhiều thời gian để luân chuyển qua các cấp phê duyệt, dẫn đến việc các hành động khắc phục bị trì hoãn.
• Dữ liệu Phân mảnh: Dữ liệu từ các báo cáo giấy được tổng hợp thủ công vào các file Excel khác nhau. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót, khiến ban lãnh đạo khó có được một bức tranh tổng thể, tức thời về tình hình an toàn toàn công ty.
• Tỷ lệ Tuân thủ Thấp: Các checklist kiểm tra an toàn định kỳ (ví dụ: kiểm tra xe nâng đầu ca, GWP checklist) thường được thực hiện một cách đối phó. Việc lưu trữ và kiểm tra lại các checklist giấy là một gánh nặng hành chính.
• Bỏ lỡ Cơ hội Học hỏi: Các sự cố nhỏ và các tình huống “suýt tai nạn” thường không được báo cáo đầy đủ do quy trình phức tạp, làm doanh nghiệp mất đi những cơ hội quý giá để học hỏi và phòng ngừa các tai nạn nghiêm trọng hơn trong tương lai.

FM Supply Chain nhận ra rằng, để thực sự tạo ra một bước đột phá, họ cần một giải pháp không chỉ để “quản lý”, mà để xây dựng một văn hóa an toàn chủ động và một hệ thống vận hành thông minh theo thời gian thực.

Giải pháp của SafeDigi: Chuẩn hóa ISO là Nền tảng, Công nghệ là Đòn bẩy

Tiếp cận dự án với tên gọi “FML Realtime Smart Ops”, SafeDigi đã áp dụng phương pháp luận cốt lõi của mình: Tối ưu hóa và Chuẩn hóa Quy trình trước, Công nghệ hóa sau. Dự án được chia thành hai giai đoạn rõ ràng:

Giai đoạn 1: Đánh giá và Cải tiến Hệ thống Quản lý (ISO Foundation) Bước đi đầu tiên không phải là công nghệ. Chúng tôi đã phối hợp chặt chẽ với bộ phận ISO của FM Logistic để thực hiện một cuộc đánh giá toàn diện hệ thống hiện tại theo tiêu chuẩn ISO 9001 (Quản lý Chất lượng) và ISO 45001 (Quản lý An toàn & Sức khỏe Nghề nghiệp).

• Mục tiêu: Tìm ra các điểm không nhất quán, các bước thừa và các lãng phí trong quy trình hiện hữu.
• Kết quả: Dựa trên kết quả đánh giá, các quy trình từ QHSE đến vận hành (đăng ký tài xế, đăng ký khách, GWP checklist…) đã được cải tiến, tinh gọn và chuẩn hóa lại. Giai đoạn này đảm bảo rằng chúng ta sẽ số hóa một quy trình đã được tối ưu, chứ không phải “tự động hóa sự lãng phí”.

Giai đoạn 2: Triển khai Hệ thống Vận hành Thông minh (Smart Ops Digitization) Sau khi đã có một nền tảng quy trình vững chắc, SafeDigi đã triển khai một hệ thống số hóa toàn diện:

• Số hóa Toàn bộ Quy trình với AppSheet: Chúng tôi đã sử dụng nền tảng No-code của Google là AppSheet để nhanh chóng xây dựng một bộ ứng dụng di động, số hóa toàn bộ các quy trình đã được chuẩn hóa. Nhân viên có thể thực hiện mọi tác vụ trên điện thoại: từ đăng ký cho xe tải vào cổng, đăng ký khách tham quan, đến thực hiện GWP checklist, báo cáo sự cố…
• Dữ liệu Real-time từ Hiện trường (Gemba Walk): Trong các buổi đi tuần tra tại hiện trường, quản lý và nhân viên nhập liệu trực tiếp vào AppSheet. Ngay lập tức, dữ liệu được cập nhật về cơ sở dữ liệu trung tâm.
• Tự động hóa Cảnh báo & Giao việc: Hệ thống AppSheet được cấu hình để tự động gửi email thông báo đến Người Phụ trách (PIC) tương ứng ngay khi có một sự kiện mới được ghi nhận (ví dụ: một báo cáo sự cố, một điểm không phù hợp trong checklist).
• Trực quan hóa Dữ liệu với Looker Studio: Toàn bộ dữ liệu từ AppSheet (được lưu trên Google Sheets) được kết nối với Looker Studio. Điều này tạo ra các dashboard quản lý trực quan, cho phép ban lãnh đạo theo dõi các chỉ số vận hành và an toàn theo thời gian thực, từ đó ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
• Xây dựng Cơ sở Tri thức với NotebookLM: Để hỗ trợ nhân viên, chúng tôi đã sử dụng NotebookLM của Google để xây dựng một hệ thống tri thức nội bộ. Nhân viên có thể dễ dàng đặt câu hỏi và tìm kiếm thông tin về các quy trình, hướng dẫn một cách nhanh chóng ngay khi cần.

Kết quả & Lợi ích mang lại

Sau 3 tháng triển khai và áp dụng dự án “FML Realtime Smart Ops”, giải pháp của SafeDigi đã mang lại những kết quả vượt trội và có thể đo lường được:

• Giảm 70% thời gian báo cáo và xử lý sự cố: Thay vì mất nhiều ngày, một sự cố giờ đây được ghi nhận, điều tra và giao hành động khắc phục chỉ trong vài giờ, giúp giảm thiểu tác động và ngăn ngừa tái diễn.
• Tăng 95% tỷ lệ tuân thủ các quy định QHSE: Việc thực hiện các checklist an toàn trên ứng dụng di động trở nên dễ dàng, nhanh chóng và không thể bỏ sót, giúp đảm bảo mọi hoạt động đều tuân thủ các tiêu chuẩn đã đề ra.
• Giảm 40% số vụ tai nạn lao động: Nhờ việc các sự cố “suýt tai nạn” được báo cáo nhiều hơn và phân tích kịp thời, FM Supply Chain đã có thể chủ động đưa ra các biện pháp phòng ngừa trước khi các tai nạn nghiêm trọng xảy ra.
• Nâng cao Văn hóa An toàn: Quan trọng nhất, hệ thống mới đã tạo ra một môi trường làm việc cởi mở hơn, nơi nhân viên không còn e ngại báo cáo các vấn đề an toàn. An toàn đã trở thành một trách nhiệm chung và một phần tự nhiên trong văn hóa doanh nghiệp.

Lời chứng thực từ Khách hàng:

“Dự án FML Realtime Smart Ops đã thay đổi hoàn toàn cách chúng tôi nhìn nhận về quản lý vận hành. SafeDigi không chỉ mang đến công nghệ, họ đã cùng chúng tôi chuẩn hóa lại quy trình theo các tiêu chuẩn tốt nhất. Hệ thống mới giúp chúng tôi chuyển từ việc ‘phản ứng’ với các vấn đề sang việc ‘chủ động’ quản lý rủi ro và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực. Đây là một bước tiến chiến lược trong việc xây dựng một môi trường làm việc đẳng cấp quốc tế.”

– Trưởng phòng QHSE, FM Supply Chain Việt Nam

Dự án tại FM Supply Chain là một minh chứng rõ ràng cho triết lý của SafeDigi: Chuyển đổi số thành công không đến từ công nghệ phức tạp, mà đến từ sự thấu hiểu sâu sắc quy trình và cam kết xây dựng một nền tảng vận hành bền vững.

Doanh nghiệp của bạn có đang đối mặt với những thách thức tương tự trong việc quản lý QHSE và vận hành? Hãy liên hệ với chúng tôi để bắt đầu hành trình biến an toàn và hiệu suất thành lợi thế cạnh tranh của bạn.